Kwaliteitsbeleid, veiligheid en continue verbetering

Centryxa Hybrid Health System
Handelsnaam van SharingGlobal
Versie 1.0

1. Doel

Dit Kwaliteitsbeleid beschrijft de uitgangspunten waarmee SharingGlobal/Centryxa de kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid en verdere ontwikkeling van het Centryxa Hybrid Health System bewaakt.

Centryxa is een ondersteunend informatiesysteem waarin fysieke Cards, NFC, SSD, documentatie en dienstverlening kunnen worden gecombineerd om door de gebruiker geselecteerde medische kerninformatie en continuïteitsinformatie overzichtelijk beschikbaar te maken.

Kwaliteitsbeleid is daarbij een voortdurend proces van controleren, evalueren, verbeteren en actualiseren.

2. Uitgangspunten

SharingGlobal/Centryxa hanteert bij ontwikkeling en dienstverlening onder meer de volgende uitgangspunten:

• betrouwbaarheid;
• zorgvuldigheid;
• veiligheid;
• leesbaarheid;
• toegankelijkheid;
• Privacy by Design;
• dataminimalisatie;
• gebruiksvriendelijkheid;
• internationale toepasbaarheid;
• duidelijke informatievoorziening;
• continue verbetering.

3. Ondersteunend karakter

Centryxa ondersteunt de beschikbaarheid en overdracht van informatie.

Het systeem vervangt geen:

• arts;
• professionele medische beoordeling;
• diagnose;
• behandeling;
• medisch dossier van een zorgverlener;
• professionele triage;
• geldende medische richtlijn.

Kwaliteitscontrole door Centryxa betekent daarom niet dat Centryxa medische beslissingen neemt of verantwoordelijkheid van zorgverleners overneemt.

4. Productontwikkeling

Centryxa kan haar producten en dienstverlening verder ontwikkelen op basis van onder meer:

• ervaringen uit de praktijk;
• gebruikersfeedback;
• feedback van zorgverleners en organisaties;
• technologische ontwikkelingen;
• wijzigingen in wet- en regelgeving;
• veiligheidsinzichten;
• internationale ontwikkelingen;
• wetenschappelijke en professionele informatie voor zover relevant;
• ervaringen van partners en leveranciers.

Nieuwe inzichten kunnen aanleiding geven tot aanpassing van producten of dienstverlening.

5. Kwaliteitscontrole van Cards

Voor levering worden Cards, voor zover redelijkerwijs mogelijk en relevant, gecontroleerd op:

• leesbaarheid;
• juiste kaartuitvoering;
• personalisatie;
• Centryxa-nummer;
• volledigheid;
• drukkwaliteit;
• zichtbare beschadigingen;
• aanwezigheid van overeengekomen onderdelen.

Bij gepersonaliseerde medische informatie betreft deze controle in beginsel de correcte verwerking van de aangeleverde gegevens en niet een zelfstandige medische beoordeling daarvan.

6. NFC-controle

Wanneer Card 1 met NFC onderdeel is van de gekozen set, wordt de technische werking van de door Centryxa geprogrammeerde NFC-functionaliteit voor zover redelijkerwijs mogelijk gecontroleerd.

Daarbij kan onder meer worden gekeken naar:

• technische leesbaarheid;
• aanwezigheid van de bedoelde gegevens;
• structuur van de informatie;
• functioneren met geschikte testapparatuur.

Centryxa kan niet garanderen dat NFC met ieder apparaat of iedere technische omgeving compatibel is.

7. SSD-controle

Wanneer een SSD onderdeel is van de gekozen uitvoering, kan vóór levering worden gecontroleerd of:

• de gegevensdrager technisch toegankelijk is;
• de overeengekomen hoofdstructuur aanwezig is;
• de geselecteerde bestanden zijn geplaatst;
• eventuele door Centryxa aangebrachte beveiligingsvoorzieningen functioneren.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het bewaren van toegangscodes en voor het maken van reservekopieën van informatie waarvan verlies ongewenst is.

8. Controle van personalisatie

Bij gepersonaliseerde producten wordt gestreefd naar een zorgvuldige verwerking van de door de gebruiker verstrekte gegevens.

Waar nodig kan voorafgaand aan productie een controle- of akkoordmoment worden toegepast.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie.

9. Medische informatie

Medische informatie vereist bijzondere zorgvuldigheid.

Centryxa kan informatie structureren en overzichtelijk presenteren, maar stelt niet zelfstandig vast of medische informatie inhoudelijk juist, volledig of medisch noodzakelijk is.

Wanneer informatie afkomstig is uit een medische bron, kan die herkomst waar passend herkenbaar worden gemaakt.

De zorgverlener behoudt altijd de eigen professionele verantwoordelijkheid voor interpretatie en gebruik.

10. Continuïteitsinformatie en achtervang

Kwaliteit binnen Centryxa heeft niet uitsluitend betrekking op medische informatie.

Ook continuïteitsinformatie kan van belang zijn, bijvoorbeeld informatie over:

• partner;
• kinderen;
• andere afhankelijken;
• mantelzorg;
• noodcontactpersonen;
• huisdieren;
• woning;
• onderneming;
• andere verantwoordelijkheden.

De gebruiker bepaalt zelf welke informatie wordt opgenomen en wie daarbij als contactpersoon of achtervang wordt vermeld.

11. Centryxa Exclusive

Voor Centryxa Exclusive kan een uitgebreidere persoonlijke kwaliteits- en actualisatiecyclus worden toegepast.

Deze kan, afhankelijk van de gekozen dienstverlening, betrekking hebben op:

• persoonlijke intake;
• verzameling en ordening van geselecteerde informatie;
• Cards;
• NFC;
• SSD;
• continuïteit en achtervang;
• periodieke actualisatie;
• het Persoonlijk Medisch Referentie- en Waarderingsbeeld;
• persoonlijke gesprekshulp voor gebruik bij een zorgverlener.

De precieze omvang wordt bepaald door de gekozen dienstverlening.

12. Persoonlijk Medisch Referentie- en Waarderingsbeeld

Binnen Centryxa Exclusive kan geselecteerde medische informatie periodiek naast eerdere informatie worden geplaatst.

Hierdoor kan in de loop van de tijd een persoonlijk referentiebeeld ontstaan waarin stabiliteit en veranderingen beter zichtbaar kunnen worden.

Daarnaast kan de persoonlijke ervaringswaardering afzonderlijk worden vastgelegd.

Deze informatie is bedoeld als persoonlijke informatie- en gesprekshulp en vormt geen diagnose, medische beoordeling of voorspelling.

13. Periodieke actualisatie

Informatie kan in de loop van de tijd veranderen.

Centryxa stimuleert daarom periodieke controle en actualisatie van relevante gegevens.

Daarbij kan onder meer worden gekeken naar wijzigingen in:

• medicatie;
• allergieën;
• medische voorgeschiedenis;
• operaties;
• implantaten;
• orgaanstatus;
• behandelaars;
• contactpersonen;
• gezinssituatie;
• afhankelijken;
• overige continuïteitsinformatie.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van relevante wijzigingen.

14. Versiebeheer

Officiële documenten en belangrijke beleidsstukken worden waar passend voorzien van:

• documentnaam;
• versienummer;
• datum of ingangsdatum.

Bij belangrijke wijzigingen kan een nieuwe versie worden gepubliceerd.

De meest recente officieel gepubliceerde versie is leidend, behoudens rechten of verplichtingen die voortvloeien uit een eerder gesloten overeenkomst of dwingend recht.

15. Wijzigingsbeheer

Belangrijke wijzigingen in producten, documenten of processen kunnen intern worden geregistreerd.

Daarbij kan worden vastgelegd:

• wat is gewijzigd;
• waarom de wijziging is aangebracht;
• wanneer deze is ingevoerd;
• welke producten of documenten worden geraakt;
• of aanvullende communicatie noodzakelijk is.

Hiermee wordt de verdere ontwikkeling van het systeem zoveel mogelijk beheersbaar en traceerbaar gehouden.

16. Gebruikersfeedback

Gebruikers worden aangemoedigd om ervaringen en verbeterpunten aan Centryxa door te geven.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• leesbaarheid;
• gebruiksgemak;
• technische werking;
• begrijpelijkheid;
• praktische toepasbaarheid;
• fouten;
• ontbrekende informatiecategorieën;
• veiligheidsaspecten.

Feedback kan worden gebruikt bij toekomstige productontwikkeling.

17. Feedback van professionals

Waar mogelijk kan Centryxa ook ervaringen en opmerkingen verzamelen van bijvoorbeeld:

• zorgverleners;
• organisaties;
• werkgevers;
• scholen;
• reisorganisaties;
• partners;
• distributeurs;
• andere professionele gebruikers.

Een advies of suggestie van een externe professional betekent niet automatisch dat deze persoon of organisatie verantwoordelijkheid draagt voor het Centryxa-systeem.

18. Meldingen van fouten

Wanneer een mogelijke fout in een Card, document, digitale informatiedrager of andere Centryxa-uiting wordt gemeld, beoordeelt Centryxa de melding naar aard en mogelijke gevolgen.

Indien noodzakelijk kunnen maatregelen worden genomen, zoals:

• correctie;
• vervanging;
• aanvullende instructie;
• aanpassing van documentatie;
• wijziging van een volgende productieversie.

19. Veiligheidsmeldingen

Een melding die mogelijk gevolgen heeft voor veilig gebruik krijgt bijzondere aandacht.

Afhankelijk van de ernst kan Centryxa besluiten tot:

• nader onderzoek;
• waarschuwing;
• tijdelijke aanpassing;
• productcorrectie;
• vervanging;
• opschorting van levering;
• communicatie aan relevante gebruikers of partners.

De aard en omvang van een maatregel worden afgestemd op het vastgestelde risico en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

20. Klachten als kwaliteitsinformatie

Klachten worden niet uitsluitend als individuele geschillen beschouwd.

Waar passend worden klachten tevens gebruikt om structurele verbeterpunten te signaleren.

Terugkerende klachten kunnen aanleiding geven tot onderzoek naar:

• productkwaliteit;
• communicatie;
• productie;
• verzending;
• technische werking;
• dienstverlening;
• leveranciers;
• interne procedures.

De formele behandeling van klachten is geregeld in de afzonderlijke Klachtenregeling en Geschillenprocedure.

21. Leveranciers

De kwaliteit van Centryxa kan mede afhankelijk zijn van externe leveranciers.

SharingGlobal kan leveranciers daarom beoordelen op aspecten zoals:

• productkwaliteit;
• leverbetrouwbaarheid;
• informatiebeveiliging;
• privacy;
• technische kwaliteit;
• naleving van afspraken;
• klachten;
• continuïteit.

Waar nodig kunnen aanvullende leveranciersvoorwaarden of kwaliteitseisen worden gesteld.

22. Verwerkers

Wanneer externe partijen persoonsgegevens namens SharingGlobal verwerken, worden deze waar wettelijk vereist als verwerker aangemerkt.

Met dergelijke partijen worden passende afspraken gemaakt over onder meer:

• vertrouwelijkheid;
• beveiliging;
• gegevensgebruik;
• incidentmelding;
• subverwerkers;
• verwijdering of teruggave van gegevens.

23. Documentatie en instructies

Centryxa streeft ernaar gebruikers duidelijke informatie te geven over het juiste gebruik van producten.

Daarvoor kunnen onder meer worden gebruikt:

• handleidingen;
• brochures;
• Cards;
• instructiebladen;
• website-informatie;
• veelgestelde vragen;
• digitale instructies.

Informatie wordt waar nodig aangepast wanneer producten of procedures wijzigen.

24. Training en voorlichting

Voor medewerkers, partners, distributeurs of andere betrokkenen kan Centryxa trainingen of instructies beschikbaar stellen.

Deze kunnen betrekking hebben op:

• productkennis;
• privacy;
• informatiebeveiliging;
• klantcommunicatie;
• correct gebruik van merk en huisstijl;
• klachten;
• omgang met medische informatie.

25. Privacy en informatiebeveiliging

Privacy en informatiebeveiliging vormen onderdeel van het kwaliteitsbeleid.

Daarbij gelden onder meer de uitgangspunten:

Privacy by Design – Privacy by Default – Dataminimalisatie – Need to know.

De verdere uitwerking is opgenomen in de Privacyverklaring en het Informatiebeveiligingsbeleid.

26. Incidentregistratie

Waar relevant kunnen incidenten intern worden geregistreerd om herhaling te voorkomen.

Daarbij kan onder meer worden vastgelegd:

• aard van het incident;
• datum;
• betrokken product of proces;
• mogelijke oorzaak;
• genomen maatregel;
• eventuele vervolgactie.

Registratie vindt plaats met inachtneming van privacy- en bewaarbeperkingen.

27. Periodieke evaluatie

SharingGlobal/Centryxa evalueert het kwaliteitsbeleid periodiek en waar omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Bij de evaluatie kan onder meer rekening worden gehouden met:

• productervaringen;
• klachten;
• veiligheidsmeldingen;
• technologische ontwikkelingen;
• gebruikersfeedback;
• gewijzigde wetgeving;
• leveranciersprestaties;
• informatiebeveiliging;
• internationale ontwikkelingen.

28. Continue verbetering

Centryxa beschouwt kwaliteit niet als een eenmalige controle maar als een voortdurend proces.

Daarom kunnen Cards, informatiedragers, documentatie, dienstverlening en interne processen worden aangepast wanneer daarmee betrouwbaarheid, veiligheid, duidelijkheid of gebruiksgemak kan worden verbeterd.

Een latere verbetering betekent niet dat een eerdere uitvoering daardoor automatisch gebrekkig was.

29. Geen resultaatsgarantie

Dit kwaliteitsbeleid beschrijft de wijze waarop SharingGlobal/Centryxa naar kwaliteit en verbetering streeft.

Het betreft een inspanningskader en geen garantie op een bepaald medisch of ander resultaat.

Geen enkel informatie- of kwaliteitssysteem kan fouten, technische defecten, menselijke vergissingen of onvoorziene omstandigheden volledig uitsluiten.

30. Governance en verantwoordelijkheid

De directie van SharingGlobal is verantwoordelijk voor het vaststellen en onderhouden van het kwaliteitsbeleid.

Uitvoerende verantwoordelijkheden kunnen worden toegewezen aan medewerkers, externe deskundigen, leveranciers of andere betrokkenen, zonder dat daarmee de eindverantwoordelijkheid voor het eigen kwaliteitsbeleid automatisch wordt overgedragen.

31. Samenhang met overige documentatie

Dit Kwaliteitsbeleid moet worden gelezen in samenhang met onder meer:

• de Algemene Voorwaarden;
• Medische informatie en gebruik;
• NFC-, SSD- en digitale gegevens;
• Garantie- en vervangingsregeling;
• Privacyverklaring;
• Informatiebeveiligingsbeleid;
• Dataretentie- en vernietigingsbeleid;
• Verwerkers en gegevensbescherming;
• Klachtenregeling;
• Leveranciersvoorwaarden.

32. Contact

Vragen of meldingen over kwaliteit kunnen worden gericht aan:

SharingGlobal
handelend onder de handelsnaam
Centryxa Hybrid Health System

KvK: 97419788
Vestigingsadres: Broekstraat 1 B, 6675 BD Valburg
E-mail: support@sharingglobal.com / info@centryxa.com

33. Slotbepaling

Dit Kwaliteitsbeleid maakt onderdeel uit van de juridische documentatie en het beleid van SharingGlobal/Centryxa.

Het beleid kan worden aangepast wanneer productontwikkeling, praktijkervaring, wetgeving, technologie of andere relevante ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Controleren. Actualiseren. Evalueren. Verbeteren.
Zo blijft Centryxa zich ontwikkelen.