Dataretentie- en vernietigingsbeleid

Centryxa Hybrid Health System
Handelsnaam van SharingGlobal
Versie 1.0

1. Doel

Dit Dataretentie- en Vernietigingsbeleid beschrijft hoe SharingGlobal/Centryxa persoonsgegevens, administratieve gegevens, productiegegevens en overige informatie bewaart, beheert, verwijdert en vernietigt.

Het uitgangspunt is eenvoudig:

Niet langer bewaren dan noodzakelijk.
Niet méér bewaren dan noodzakelijk.
Veilig vernietigen zodra bewaren niet meer noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Dit beleid ondersteunt de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en sluit aan bij het uitgangspunt Privacy by Design van Centryxa.

2. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op gegevens die door of namens SharingGlobal/Centryxa worden verwerkt in verband met onder meer:

  • aanvragen;
  • bestellingen;
  • nummerregistratie;
  • productie;
  • personalisatie;
  • klantenservice;
  • facturatie;
  • klachten;
  • garantie;
  • actualisaties;
  • websitegebruik;
  • zakelijke relaties;
  • leveranciers en partners.

Het beleid heeft betrekking op zowel digitale als papieren informatie.

3. Uitgangspunten

SharingGlobal/Centryxa hanteert bij het bewaren en vernietigen van gegevens de volgende uitgangspunten:

  • dataminimalisatie;
  • opslagbeperking;
  • doelbinding;
  • Privacy by Design;
  • Privacy by Default;
  • passende beveiliging;
  • gecontroleerde vernietiging;
  • naleving van wettelijke bewaarplichten.

Gegevens worden niet uitsluitend bewaard omdat zij in de toekomst mogelijk nog van pas zouden kunnen komen.

4. Verschillende categorieën gegevens

Voor bewaartermijnen wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten informatie.

Daaronder kunnen vallen:

Administratieve gegevens

  • naam;
  • adres;
  • woonplaats;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • klantnummer;
  • Centryxa-nummer;
  • bestelgegevens.

Financiële gegevens

  • facturen;
  • betalingsgegevens;
  • financiële administratie.

Productiegegevens

  • productieopdrachten;
  • personalisatiegegevens;
  • drukbestanden;
  • NFC-programmeerbestanden;
  • SSD-configuraties;
  • controlebestanden.

Communicatie

  • e-mails;
  • supportvragen;
  • wijzigingsverzoeken;
  • garantieaanvragen;
  • klachten.

Medische en continuïteitsinformatie
uitsluitend voor zover dergelijke informatie daadwerkelijk door SharingGlobal wordt verwerkt.

5. Centraal opgeslagen registratiegegevens

Centryxa is opgezet vanuit het principe dat centraal slechts die informatie wordt bewaard die voor de dienstverlening noodzakelijk is.

Afhankelijk van de gekozen dienstverlening kunnen hieronder bijvoorbeeld vallen:

  • Centryxa-nummer;
  • identificatie- en contactgegevens;
  • bestelgegevens;
  • gekozen set of product;
  • administratieve status;
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor ondersteuning of actualisatie.

Het bestaan van een Centryxa-nummer betekent niet dat daarmee automatisch een centraal medisch dossier wordt aangelegd.

6. Medische gegevens

SharingGlobal/Centryxa streeft ernaar zo min mogelijk medische informatie centraal te bewaren.

Het Centryxa-systeem is juist mede ontwikkeld om geselecteerde medische informatie zoveel mogelijk onder regie van de gebruiker beschikbaar te houden via bijvoorbeeld:

  • fysieke Cards;
  • NFC;
  • SSD.

Wanneer medische gegevens tijdelijk door SharingGlobal moeten worden verwerkt voor productie, personalisatie, actualisatie of ondersteuning, worden deze uitsluitend gebruikt voor het betreffende doel.

7. Continuïteitsinformatie

Hetzelfde uitgangspunt geldt voor persoonlijke continuïteitsinformatie, zoals gegevens over:

  • noodcontactpersonen;
  • partner;
  • kinderen;
  • afhankelijken;
  • mantelzorg;
  • huisdieren;
  • woning;
  • onderneming;
  • andere verantwoordelijkheden.

Deze informatie wordt uitsluitend verwerkt voor zover de gebruiker daarvoor kiest en voor zover dit voor de gekozen dienstverlening noodzakelijk is.

8. Tijdelijke productiegegevens

Voor het vervaardigen van gepersonaliseerde Cards, NFC of SSD kunnen tijdelijk bestanden of formulieren noodzakelijk zijn.

De toegang daartoe wordt beperkt tot personen die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Productiegegevens worden na afronding van het productie- en controleproces niet langer bewaard dan noodzakelijk.

9. Papieren productieformulieren

Papieren productieformulieren met persoonsgegevens of medische informatie zijn uitsluitend tijdelijke werkdocumenten.

Na:

  • productie;
  • interne controle;
  • eventuele correctie;
  • definitieve goedkeuring,

worden deze zo spoedig mogelijk veilig vernietigd.

Als operationeel uitgangspunt hanteert Centryxa hiervoor uiterlijk vijf werkdagen na definitieve goedkeuring van het product, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopende correctie, klacht, wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden.

10. Digitale productie- en personalisatiebestanden

Digitale productie- en personalisatiebestanden worden uitsluitend bewaard zolang zij noodzakelijk zijn voor:

  • vervaardiging;
  • kwaliteitscontrole;
  • correctie;
  • technische controle;
  • afronding van de opdracht.

Daarna worden deze verwijderd, geanonimiseerd of – wanneer bewaring noodzakelijk blijft – beperkt tot de informatie die nog daadwerkelijk nodig is.

11. Centryxa Exclusive en periodieke actualisatie

Bij Centryxa Exclusive kan periodieke actualisatie onderdeel zijn van de dienstverlening.

Daarvoor kan het noodzakelijk zijn bepaalde informatie langer beschikbaar te houden dan bij een eenmalige productie.

De gebruiker wordt geïnformeerd welke informatie hiervoor wordt gebruikt en voor welk doel.

Waar mogelijk blijft het uitgangspunt dat uitgebreide medische brondocumenten onder beheer van de gebruiker blijven, bijvoorbeeld op de persoonlijke SSD.

12. Persoonlijk Medisch Referentie- en Waarderingsbeeld

Wanneer de gebruiker kiest voor een Persoonlijk Medisch Referentie- en Waarderingsbeeld, is juist vergelijking door de tijd onderdeel van de gekozen dienstverlening.

Historische informatie kan daarom relevant blijven voor het opbouwen van het persoonlijke referentiebeeld.

Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • informatie die noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening;
  • informatie die uitsluitend tijdelijk voor verwerking nodig is;
  • oorspronkelijke brondocumenten die onder beheer van de gebruiker kunnen blijven.

Het doel van historische vergelijking rechtvaardigt niet automatisch onbeperkte centrale bewaring.

13. Financiële administratie

Financiële en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de termijn die de toepasselijke wetgeving voorschrijft.

Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden deze verwijderd of vernietigd, tenzij een andere wettelijke grondslag verdere bewaring noodzakelijk maakt.

14. Overeenkomsten

Overeenkomsten en daarmee samenhangende administratieve gegevens kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

  • uitvoering van de overeenkomst;
  • bewijs van gemaakte afspraken;
  • garantie;
  • klachten;
  • geschillen;
  • wettelijke verplichtingen.

Daarna worden deze verwijderd wanneer geen geldige grondslag voor verdere bewaring bestaat.

15. Klachten

Klachtgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor:

  • behandeling van de klacht;
  • eventuele vervolgprocedure;
  • juridische verantwoording;
  • kwaliteitsverbetering.

Gegevens die voor kwaliteitsanalyse niet meer tot een persoon herleidbaar hoeven te zijn, kunnen waar mogelijk worden geanonimiseerd.

16. Garantie- en vervangingsgegevens

Gegevens betreffende garantie, vervanging en productcorrecties worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling en eventuele juridische verantwoording.

Niet-relevante medische informatie wordt daarbij niet langer bewaard uitsluitend omdat sprake is geweest van een garantie- of vervangingsverzoek.

17. E-mail en correspondentie

E-mail en overige correspondentie worden niet onbeperkt bewaard.

Bewaring vindt plaats zolang noodzakelijk voor bijvoorbeeld:

  • uitvoering van een overeenkomst;
  • klantenservice;
  • een lopende aanvraag;
  • klachtbehandeling;
  • juridische bewijsvoering;
  • wettelijke verplichtingen.

Niet langer noodzakelijke correspondentie wordt periodiek verwijderd.

18. Nieuwsbrieven en marketinggegevens

Contactgegevens die uitsluitend worden gebruikt voor nieuwsbrieven of andere commerciële communicatie worden verwijderd of voor dat doel niet langer gebruikt wanneer:

  • toestemming wordt ingetrokken;
  • de gebruiker zich afmeldt;
  • een andere toepasselijke grondslag vervalt.

Een afmelding kan administratief beperkt worden bewaard voor zover dat noodzakelijk is om te voorkomen dat de betrokkene opnieuw ongewenste communicatie ontvangt.

19. Website- en loggegevens

Technische gegevens en logbestanden worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

  • beveiliging;
  • fraudepreventie;
  • technische analyse;
  • onderhoud;
  • wettelijke verplichtingen.

Concrete bewaartermijnen kunnen afhankelijk zijn van de gebruikte website-, hosting- en beveiligingssystemen.

20. Cookies

Bewaartermijnen van cookies en vergelijkbare technologieën worden afzonderlijk beschreven in de Cookieverklaring en, waar van toepassing, in de cookie-instellingen op de website.

21. Back-ups

Back-ups worden gebruikt voor bedrijfscontinuïteit en herstel na technische incidenten.

Omdat back-ups volgens cyclische schema’s kunnen worden overschreven, kan verwijderde informatie gedurende beperkte tijd nog in een beveiligde back-up aanwezig zijn.

Dergelijke informatie wordt niet opnieuw voor reguliere bedrijfsdoeleinden gebruikt en verdwijnt volgens de toepasselijke back-upcyclus, tenzij herstel noodzakelijk is.

22. Verwijderingsverzoeken

Een betrokkene kan, voor zover de AVG daarop van toepassing is, verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens.

SharingGlobal beoordeelt een dergelijk verzoek aan de hand van:

  • de AVG;
  • wettelijke bewaarplichten;
  • lopende overeenkomsten;
  • gerechtvaardigde juridische verplichtingen;
  • eventuele uitzonderingen op het recht op gegevenswissing.

Wanneer volledige verwijdering wettelijk niet mogelijk is, wordt dit waar vereist aan de betrokkene uitgelegd.

23. Beëindiging Centryxa-registratie

Wanneer een gebruiker zijn of haar Centryxa-registratie beëindigt, wordt beoordeeld welke persoonsgegevens kunnen worden verwijderd.

Gegevens die vanwege fiscale, contractuele of andere wettelijke verplichtingen nog moeten worden bewaard, blijven uitsluitend voor dat doel beschikbaar.

Het Centryxa-nummer kan voor administratieve integriteit of ter voorkoming van ongewenste heruitgifte als historische registratie behouden blijven wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

24. Vernietiging van papier

Papieren documenten met persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie worden op een zodanige wijze vernietigd dat de informatie redelijkerwijs niet opnieuw toegankelijk kan worden gemaakt.

Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van:

  • geschikte documentvernietiging; of
  • een professionele/gecertificeerde vernietigingsdienst.

Vertrouwelijke documenten worden niet via onbeveiligd regulier afval afgevoerd.

25. Verwijdering van digitale gegevens

Digitale persoonsgegevens worden verwijderd met passende technische middelen.

Wanneer gegevensdragers worden afgevoerd of opnieuw worden gebruikt, wordt beoordeeld of:

  • veilige gegevenswissing;
  • overschrijving;
  • cryptografische verwijdering;
  • of fysieke vernietiging

noodzakelijk is.

De gekozen methode wordt afgestemd op de gevoeligheid van de opgeslagen informatie en de technische eigenschappen van de gegevensdrager.

26. Defecte gegevensdragers

Wanneer een gegevensdrager met vertrouwelijke informatie technisch defect raakt en niet veilig kan worden gewist, kan fysieke vernietiging noodzakelijk zijn.

Daarbij wordt voorkomen dat vertrouwelijke informatie via reparatie, verkoop of afvalverwerking onbedoeld beschikbaar komt voor derden.

27. Leveranciers en verwerkers

Verwerkers die namens SharingGlobal persoonsgegevens verwerken, dienen gegevens na afloop van de dienstverlening te verwijderen of terug te geven voor zover dit contractueel en wettelijk is vereist.

Waar noodzakelijk worden hierover bepalingen opgenomen in de verwerkersovereenkomst.

Hetzelfde geldt waar relevant voor subverwerkers.

28. Bewaartermijnenregister

SharingGlobal kan intern een overzicht bijhouden waarin per gegevenscategorie onder meer wordt vastgelegd:

  • doel van verwerking;
  • grondslag;
  • bewaartermijn of selectiecriterium;
  • wijze van verwijdering;
  • verantwoordelijke functie;
  • eventuele wettelijke bewaarplicht.

Hiermee kan periodiek worden gecontroleerd of gegevens niet onnodig worden bewaard.

29. Periodieke controle

SharingGlobal/Centryxa controleert periodiek of gegevens:

  • nog noodzakelijk zijn;
  • binnen de geldende bewaartermijn vallen;
  • verwijderd moeten worden;
  • geanonimiseerd kunnen worden;
  • veilig worden opgeslagen.

Wanneer tekortkomingen worden vastgesteld, worden passende verbetermaatregelen getroffen.

30. Afwijkingen

Van vastgestelde bewaartermijnen kan uitsluitend worden afgeweken wanneer daarvoor een gerechtvaardigde reden bestaat, bijvoorbeeld:

  • een wettelijke verplichting;
  • een lopend geschil;
  • een onderzoek;
  • een beveiligingsincident;
  • een juridische procedure;
  • een noodzakelijke correctie van een productieopdracht.

Een afwijking betekent niet dat gegevens onbeperkt mogen worden bewaard.

31. Verantwoordelijkheid

De directie van SharingGlobal is verantwoordelijk voor de vaststelling van dit beleid.

Medewerkers, opdrachtnemers, leveranciers en verwerkers zijn binnen hun eigen rol verantwoordelijk voor naleving van de op hen toepasselijke bewaartermijnen en vernietigingsprocedures.

32. Samenhang met overige documentatie

Dit beleid moet worden gelezen in samenhang met onder meer:

  • Algemene Voorwaarden;
  • Privacyverklaring;
  • Informatiebeveiligingsbeleid;
  • NFC-, SSD- en digitale gegevens;
  • Verwerkers en gegevensbescherming;
  • Kwaliteitsbeleid;
  • Klachtenregeling.

33. Wijzigingen

Dit beleid wordt periodiek geëvalueerd en kan worden gewijzigd wanneer:

  • wet- of regelgeving verandert;
  • bedrijfsprocessen wijzigen;
  • nieuwe producten worden geïntroduceerd;
  • nieuwe gegevensverwerkingen plaatsvinden;
  • technische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

De meest recente officieel vastgestelde versie is leidend.

34. Contact

Vragen over bewaring of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:

SharingGlobal
handelend onder de handelsnaam
Centryxa Hybrid Health System

KvK: 97419788
Vestigingsadres: Broekstraat 1 B, 6675 BD Valburg
E-mail: support@sharingglobal.com / info@centryxa.com

35. Slotbepaling

Dit Dataretentie- en Vernietigingsbeleid vormt onderdeel van de juridische documentatie en het gegevensbeschermingsbeleid van SharingGlobal/Centryxa.

Het uitgangspunt blijft: gegevens bewaren zolang dat noodzakelijk is — en zorgvuldig verwijderen zodra die noodzaak vervalt.